Peranan Dan Tujuan Dari Pengelolaan Arsip

CelahkotaNEWS.com II Dumai – Kearsipan adalah  sebuah proses mulai dari, penciptaan/pembuatan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengawasan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan berdasarkan sistem yang baku. Bila suatu saat arsip dibutuhkan maka dengan mudah dan cepat arsip tersebut dapat ditemukan kembali. Apabila arsip yang telah menjalani seleksi berdasarkan manfaatnya, maka arsip yang dianggap tidak bernilai tersebut dapat kita musnakan agar tidak mengganggu dan sekaligus untuk penghematan ruang penyimpanan arsip.

Bidang kearsipan memegang peranan yang sangat penting dalam suatu roda organisasi/lembaga pemerintah, Badan, Perusahaan, karena arsip adalah sebagai bahan data atau informasi yang dapat dipercaya dan juga sebagai bahan ingatan dari suatu kegiatan organisasi. Mengingat begitu pentingnya bidang kearsipan sebagai bahan informasi terpercaya, untuk itulah pemerintah sangat besar sekali perhatiannya terhadap bidang kearsipan. Oleh sebab itu pemerintah telah mengeluarkan beberapa peraturan perundang-undangan (Perpu) tentang kearsipan demi menjaga serta melestarikan arsip-arsip Nasional sebagai bahan bukti sejarah bangsa.

Suryanto,Sp Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispersip) Kota Dumai Mengtakan,sudah saat arsip –arsip  setiap OPD dilingkungan Pemerintah Kota Dumai tersimpan dan terdata dengan baik,hal ini mengacu pada manfaat serta fungsi serta system pengelolahan di bidang kearsipan.

Manfaat dari fungsi yang dapat dilihat dari sistem pengelolaan bidang kearsipan di setiap Organisasi/Badan/Lembaga Pemerintah adalah sebagai berikut:

-Kegiatan suatu organisasi/lembaga/Badan/Perusahaan berjalan sebagaimana mestinya.

-Dijadikan sebagai bahan data yang terpercaya bila terjadi kesalahpahaman dalam suatu kegiatan pekerjaan.

-Sebagai bahan bukti dari suatu kegiatan suatu organisasi dan sekaligus merupakan data informasi yang akurat dan terpercaya keabsahannya.

-Dapat menghemat baik dari sisi waktu dan juga biaya operasional suatu organisasi.

-Sebagai alat penyimpanan warkat/surat.

-Sebagai bahan perbandingan dalam menentukan suatu kebijakan di organisasi

Sistem pengelolaan kearsipan.

Dalam perkembangannya dewasa ini manajemen administrasi kantor boleh dapat dikatakan, segala sesuatunya sesuai tergantung kepada bahan warkat/dokumen. Baik yang menyangkut di dunia perusahaan pemerintahan ataupun  perusahaan swasta. Surat/warkat mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu proses kegiatan organisasi. Sistem yang masih berlaku di instansi-instansi baik pemerintah atau swasta diantaranya sebagai berikut;

Sistem sentral (terpusat) kearsipan merupakan dimana semua arsip atau surat disimpan dalam satu tempat/ruangan atau tidak terpisah baik unit maupun ruangan tempat penyimpanan.Sistem disentralisasi (perwakilan) adalah sistem kearsipan di dalam pelaksanaan tidak terpusat pada satu tempat kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsip.

Tujuan dari pengelolaan arsip merupakan inti dari sebuah hasil kegiatan di setiap organisasi dan berguna untuk membantu pimpinan  dalam menentukan atau mengeluarkan suatu kebijaksanaan. Suatu perusahaan atau organisasi kearsipan berarti tempat menyimpan secara tetap dan teratur warkat/surat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Dalam salah satu kegiatan kearsipan diistilahkan dengan Filling.Filling dapat diterjemahkan sebagai suatu kegiatan mulai dari; penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Filling merupakan suatu metode yang sistematis sehingga surat-surat yang tersimpan di dalam lemari bila dibutuhkan akan lebih mudah dan cepat untuk ditemukan kembali.(ADV)